Die Methodik PRINCE2®
Was ist PRINCE2®?
PRINCE2® ist eine moderne Projektmanagementmethode basierend auf jahrelanger Erfahrung. Damit hat sich PRINCE2® als einer der weltweiten Standards etabliert. Der Begriff PRINCE2® ist ein Akronym aus:
PRojects IN Controlled Environments
(Projekte in kontrollierten Umgebungen)
Geschichte:
Der Vorläufer PROMPT wurde 1975 veröffentlich und unterstützte IT-Projekte. Es erfolgte die Umbennung in PRINCE2® und die Erweiterung des Scopes auf beliebige Projekte.
Die aktuelle Version aus 2017 wurde 2023 überarbeitet und erscheint 2024 auch in einer Deutschen Version.
Das Standardwerk „Erfolgreich Projekte managen mit PRINCE2®“ ist beim AXELOS Verlag erhältlich.
PRINCE2® kann lizenzfrei eingesetzt werden.
Warum PRINCE2®?
Es gibt viele Gründe PRINCE2® in seinem Unternehmen einzuführen. An dieser Stelle werde ich lediglich auf die wichtigsten Punkte eingehen.
Prozesse und Rollen
PRINCE2® basiert auf gut strukturierten Prozessen, definierten Rollen und transparenten Rahmenbedingungen. Somit werden klar definierte Verantwortlichkeiten den Beteiligten am Projekt zugeordnet.
Produktstrukturplan
Fragen zum aktuellen Stand eines Projektes interessieren nicht nur den Projektleiter, sondern auch seinen Auftraggeber und weitere Stakeholder. Die konsequente Produktorientierung in PRINCE2® ist dafür das beste Tool. Der Produktstrukturplan als zentrales Dokument ist eine übersichtliche Darstellung aller für das Projektprodukt erforderlichen Produkte. Dabei ist unter einem Produkt nicht nur ein rein physisches Produkt zu verstehen; es kann sich auch um die Freigabe eines Layouts, eine spezielle Dokumentation oder eine App handeln.
Der Produktstrukturplan kann durch ein Produktflussdiagramm ergänzt werden. In einem Produktflussdiagramm wird die zeitliche Abfolge der einzelnen Produkte dargestellt, wie sie für die Zusammenführung zur Erstellung des fertigen Projektprodukts ablaufen soll.
Gute Tools für die Erstellung eines Produktstrukturplanes und eines Produktflussdiagramms sind Mindmaps und Gantt-Diagramme.
Für jedes Produkt wird eine eigene Beschreibung erstellt. In diesen Beschreibungen werden alle Anforderungen an das Produkt zusammengefasst. Es lassen sich auch die Prüfanforderungen einbinden. Aus den Produktbeschreibungen werden die Arbeitspakete abgeleitet.
Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
In den Arbeitspaketen der Produkte sollten Toleranzen eingeräumt werden. Diese Toleranzen geben dem Ersteller des Produkts die Rahmenbedingen vor, in denen er eigenverantwortlich agieren und auf mögliche störende Einflüsse selbständig reagieren kann. Ist erkennbar, dass diese Spielräume überschritten, Projektziele also möglicherweise nicht erreicht werden, ist die nächsthöhere Entscheidungsebene einzubinden. Dadurch ist es möglich, frühzeitig an Lösungsansätzen zu arbeiten, die den kritischen Einfluss auf die Zielerreichung sowohl der Phase als auch des gesamten Projekts minimieren.
Dieses Vorgehen heißt bei PRINCE2® „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ (oder „Management by exception“).
Mit klaren Vorgaben der Anforderungen und Toleranzen lassen sich die einzelnen Projektphasen gezielt steuern. Die den ausführenden Stellen zugewiesenen Handlungsspielräume steigern die Eigenverantwortung der Projektteilnehmer und damit auch deren Motivation. Im Idealfall werden im Laufe einer Projektphase nur Störungen „nach oben“ gemeldet.
Wichtig: Dieses Prinzip gilt für alle Leitungsebenen eines Projekts!
Change-Anforderungen im Projektverlauf
Sich ändernde Projektanforderungen gehören zum Alltag eines jeden Projekts. Diese Änderungsanforderungen werden bei PRINCE2® durch strukturierte und transparente Prozesse effektiv gesteuert. Die damit verbundene Dokumentation ermöglicht es allen Projektbeteiligten und Stakeholdern die getroffenen Entscheidungen nachvollziehen zu können.
Wichtig: Es handelt sich dabei nicht um willkürliche oder eigenmächtige Anpassungen im Projekt, sondern um eine gezielte Anpassung der sogenannten „Baseline-Dokumente“ in Abstimmung mit der nächsthöheren Entscheidungsebene.
Anpassungsfähigkeit an Unternehmenskultur und Projektgröße
In der Welt des Projektmanagements ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Die PRINCE2®-Prinzipien lassen eine optimale Anpassung nicht nur an die eigene Unternehmenskultur zu, sondern auch an die individuelle Größe und Komplexität jedes einzelnen Projekts.
Zu Beginn der Einführung konzentrieren wir uns auf eine einfache Struktur, die dazu beiträgt, potentielle Widerstände zu minimieren um die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Im Laufe der Zeit können einzelne Prinzipien geschärft und Prozesse vertieft werden.
Diese Flexibilität gilt im Besonderen für die unterschiedlichen Projekttypen. So kann der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand einfach an den Projektumfang angepasst werden. Projekte mit größerer Tragweite erfordern eine detailliertere Dokumentation, um z.B. eine größere Anzahl an Stakeholdern einzubinden, während bei kleineren Projekten ein Telefonat schon einen Ausnahmebericht ersetzen kann.